loader
bg-category
5 podstawowych funkcji programu Excel, które ułatwiają pracę

Podziel Się Z Przyjaciółmi

Artykuły Autora: Kenneth Douglas

Excel to ulubione narzędzie do manipulacji danymi mężczyzny (i kobiety). Czytelni, czyli ci, którzy potrafią kodować, nie muszą się martwić o kolumny, wiersze i poprawną formułę i jej składnię, ponieważ kreatorzy ci mają własne urządzenia. Dla wszystkich, praktycznie każdego na stanowisku kierowniczym, Excel jest niezbędnym narzędziem pracy. Mimo to wielu ludzi, zwłaszcza tych, którzy dopiero rozpoczynają pracę, często jest przez niego zastraszanych. W rzeczywistości, jeśli nauczysz się Excela wystarczająco dobrze, możesz go użyć do przechowywania automatycznie aktualizowanych rekordów czasowych, używania go do przechowywania zapasów, a nawet przeprowadzania ankiet. Powiedział, że tutaj jest pięć bardzo podstawowych funkcji programu Excel, które każdy początkujący musi znać.

Automatyczne wypełnianie serii i automatyczne wypełnianie formuł

Wprowadzanie danych, w szczególności długi zestaw danych, jest czasochłonne, z doskonałą szansą na wystąpienie błędu ludzkiego. Dlatego w miarę możliwości program Excel przewiduje tekst, który próbujesz wprowadzić, i daje Ci możliwość wypełnienia go za Ciebie.

Weźmy na przykład, aby wprowadzić numery seryjne lub numery identyfikacyjne pracowników, które następują po sekwencji. Zamiast ręcznie wprowadzać je, możesz wprowadzić pierwsze trzy lub cztery liczby, zaznacz komórki z wprowadzonymi liczbami. Przesuń kursor na prawy dolny koniec ostatniej komórki i poczekaj, aż zmieni się w czarny znak plus. Przeciągnij go i będziesz mógł zobaczyć wartość, jaką będzie przechowywać każda komórka. Excel automatycznie zwiększy wartość dla Ciebie. Ta sztuczka jest najlepiej stosowana z formułami, ponieważ formuła zostanie automatycznie zaktualizowana, aby odczytać odpowiednie komórki w wierszu, zamiast mieć wartość bezwzględną, jaką miałyby formuły kopiowania / wklejania.

Automatyczne wypełnianie

Ta sztuczka musi zostać odebrana podczas wprowadzania danych. Program Excel może automatycznie wypełniać dane w komórce, jeśli wprowadzone dane zostały wprowadzone w poprzedniej komórce w tej samej kolumnie. Po prostu naciśnij Enter i wypełnij go.

Inteligentne sortowanie alfabetyczne

Excel może sortować dane alfabetycznie, ale początkujący może wahać się przed użyciem opcji sortowania, ponieważ dane w sąsiednich kolumnach są z nim powiązane i zmiana kolejności danych zakłóci relację. Na przykład masz nazwy, departamenty, adresy, numery telefonów i grupy krwi we wszystkich własnych kolumnach. Chcesz sortować nazwy w porządku alfabetycznym, ale nadal chcesz, aby sąsiednie komórki odczytały właściwy adres, numer telefonu i grupę krwi dla tej osoby.

Możesz przejść dalej i użyć opcji Sortuj od do Z, ponieważ Excel zapyta, czy chcesz rozszerzyć zaznaczenie, aby uwzględnić dane w sąsiednich kolumnach. Umożliwia to sortowanie jednej kolumny alfabetycznie i sortowanie odpowiednich danych w innych kolumnach. To inteligentne sortowanie działa dla każdego rodzaju reguł, których możesz użyć.

Przekształcanie danych wiersza w dane kolumn

Wiele razy dane nie są nawet w prawidłowym układzie, aby ktokolwiek mógł zacząć je analizować. Format, w którym został zebrany, nie został stworzony z myślą o żadnym konkretnym celu i często można stwierdzić, że trzeba przesłać dane z wiersza do kolumny lub odwrotnie. Zamiast kopiować i wklejać każdą indywidualną wartość, możesz użyć funkcji Paste Special o nazwie Transpose.

Wybierz i skopiuj kolumnę, którą chcesz wkleić jako wiersz. Wybierz pierwszą komórkę wiersza, do którego chcesz skopiować dane. Kliknij małą strzałkę pod przyciskiem Wklej i wybierz Wklej specjalnie. W wyświetlonym polu opcji zaznacz opcję „Transponuj” i kliknij przycisk OK.

Oddzielne pierwsze i ostatnie imiona

Excel 2013 ma naprawdę inteligentną funkcję automatycznego wypełniania, która działa między kolumnami. Weź bardzo powszechny przykład kolumny, która zawiera zarówno imię, jak i nazwisko. Możesz oddzielić imię i nazwisko oraz w starszych wersjach programu Excel, co oznaczało użycie funkcji konkatenatu w bardzo sprytny / podstępny sposób.

W programie Excel 2013 wszystko, co musisz zrobić, to zacząć wpisywać imię w następnej kolumnie. Zrób to dla pierwszych dwóch lub trzech wpisów, a Excel nauczy się, jakie są twoje kryteria separacji i wymień dane dla wszystkich odpowiadających im wartości w kolumnie. Wszystko, co musisz zrobić, to nacisnąć Enter. Działa to dla prawie każdego rodzaju danych.

Czy znasz sztuczkę programu Excel, z której często korzystasz w pracy lub która eliminuje zbędną pracę? Podziel się z nami w komentarzach.

Podziel Się Z Przyjaciółmi

Wasze Komentarze

Nowość